Dass man auch mit 50 Niederlassungen ein Familienunternehmen sein kann, beweist Reifen Helm. Die Erfolgsgeschichte der Pneugröße aus dem norddeutschen Raum hat viele Gründe – eine verlässliche ERP-Branchenlösung zählt auch dazu. BSS.tire wird von den Hamburgern als ein wesentliches Element zur Förderung der Kundenzufriedenheit gewürdigt. Neu implementiert wurde in das System unter anderem die Online-Terminvereinbarung.
Im Zuge des dynamischen Wachstumskurses der vergangenen Jahre haben sich die Verantwortlichen von Reifen Helm für eine neue Warenwirtschaft entschieden. Da in jeder Filiale ein eigener Server gepflegt werden musste, hätte die Administration ab einem gewissen Zeitpunkt den Zeitaufwand nicht mehr gerechtfertigt. Filialübergreifende Bestandsabfragen, die Anbindung von Online-Plattformen über Ad hoc-EDI oder ein unternehmensweites Controlling waren nicht möglich, so die detaillierte Begründung. Vor einer solchen Entscheidung stehen viele Unternehmen der Branche, die auf Expansion setzen. Auch in der Zentrale von Reifen Helm habe die Einführung eines neuen ERP-Systems ganz oben auf der Tagesordnung gestanden. Einer Empfehlung eines Mitbewerbers folgend richtete der Blick sich rasch auf BSS.tire: „Wir haben uns für BSS.tire entschieden, da diese Lösung aus unserer Sicht das modernste System am Markt ist und gegenüber anderen Anbietern einfach ein Stück voraus ist“, erläutert Reifen Helm-Geschäftsführer Jürgen Fischer.
„BSS.tire deckt unserer Anforderungen nahezu komplett ab, so dass wir nur wenige Anpassungen durchgeführt haben“, so Fischer. Benannt werden in erster Linie Workflows, in denen die Mitarbeiter durch einzelne Prozesse geführt werden. So wird beispielsweise der Mitarbeiter beim Verkauf eines Lkw-Neureifen automatisch gefragt, ob eine Alt-Karkasse vorhanden ist und ob sie je nach Zustand angekauft, runderneuert oder entsorgt werden soll. Fischer erklärt, „die Workflows erleichtern auch die Umstellung, gerade jahrelang ausgeübte Automatismen lassen sich ja nicht von heute auf morgen ändern“. Tatsächlich verfügt BSS.tire über einige praxiserprobte Funktionen, die Thekenverkauf und Auftragsannahme vereinfachen und beschleunigen. Die ERP-Lösung enthält einen integrierten Stammdatenkatalog mit über 95.000 Artikeln, deren KB-Preise vom Softwarehersteller zentral gepflegt werden. Für Reifen Helm realisierte die KUMAVISON, die BSS.tire bei mittelständischen Unternehmen in Deutschland vertreibt und implementiert, eine Anbindung an den norddeutschen Kfz-Teilelieferanten Matthies. „Die automatische Übernahme der von Matthies gepflegten Arbeitswerte erleichtert die Preisfindung enorm. Wir können unsere Kunden schneller und besser bedienen, da umständliches Recherchieren oder die doppelte Erfassung von Daten in verschiedenen Programmen komplett entfallen“, berichtet Jürgen Fischer. Eine präzise Kalkulation selbst aufwändiger Kfz-Reparaturen wird durch die Übernahme der Daten und Arbeitswerte möglich. Als einer der ersten Kunden der KUMAVISION nutzt Reifen Helm das integrierte Modul „Online Bay Booking“ zur Entzerrung der enormen telefonischen Frequentierung in der Umrüstsaison. Über das Modul haben Kunden die Möglichkeit, online einen Termin für den Reifenwechsel zu vereinbaren – auch außerhalb der Geschäftszeiten. Über PC, Notebook oder Smartphone wählt die wechselwillige Klientel nach kurzer Registrierung den gewünschten Service aus. Anschließend werden die verfügbaren Termine angezeigt, reserviert wird per simplem Mausklick. Dabei ist für jede Dienstleistung ein fester Zeitwert im System hinterlegt. Ebenso lässt sich für jede Niederlassung vorgeben, für wie viele Hebebühnen und für welchen Zeitraum Online-Reservierungen möglich sind. Gebuchte Termine werden umgehend in die Datenbank eingetragen, so dass Doppelbuchungen vermieden werden. Die Online-Terminvereinbarung hat sich laut den Reifen Helm-Verantwortlichen bewährt. Allein in der ersten Woche seien über 650 Termine auf diesem Weg vereinbart worden. „Wir bieten damit unseren Kunden nicht nur einen attraktiven Service, sondern profitieren auch von einer deutlich spürbaren Entlastung bei der Auftragsannahme“, bestätigt Geschäftsführer Fischer.
Effizienzsteigernd hat sich nach Angabe der Hamburger auch die unternehmensweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ausgewirkt. Besonders sei dies bei der Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen zu merken. Über das Jahr gehen bei den Hamburgern rund 60.000 Rechnungen ein. Diese werden eingescannt und automatisch geprüft. Dabei greift das DMS auf die in der Warenwirtschaft hinterlegten Bestellpositionen zurück. Eine manuelle Prüfung wird notwendig, wenn Rechnung und Bestellung voneinander abweichen. Über eine spezielle Schnittstelle werden sämtliche Rechnungen automatisch in die Datenbank von BSS.tire übertragen.
Die Einführung der neuen ERP-Lösung in allen 49 Niederlassungen erstreckte sich über einen Zeitraum von sechs Monaten. Jürgen Fischer hebt hervor, dass während dieses Prozesses die mit Projekt betrauten Mitarbeiter der KUMAVISION nahezu immer ansprechbar waren. Gerade mit Blick auf die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten habe sich dies besonders positiv ausgewirkt. „Die KUMAVISION hat es uns sogar ermöglicht, einen Monat früher als geplant live zu gehen. So hatten wir vor der Umrüstsaison ausreichend Zeit, uns mit dem neuen System vertraut zu machen, wofür aufgrund der Komplexität einfach eine gewisse Zeit erforderlich ist“, resümiert Fischer abschließend.
(kle)
